上司やクライアントへの確認の頻度を多く、1回当たりの時間を短くするには

　知っている人に聞く、ということは仕事を効率よく進めるためにとても大事なことだが、私自身まだまだよくできていないと感じている。

　いつ質問すればよいか、どうすれば効率よく、そして相手の負荷にならないか、改めて自身で考えてみると、仕事をどれだけ早く、正確に大枠で掴むことができるか、そして大枠で掴んだ段階で相手に確認できるかだと感じた。

　仕事を大枠で掴むとことは、その仕事が誰のために、何の目的で行われるべきなのか、5W1Hで掴むことだと思われる。

　多くの場合、仕事を5W1Hで整理するとどれかが明確になっていないことが多い。そこで仕事に取り掛かる際に、5W1Hで整理して、明確になっていないことを、知っている人に聞く。ということが聞くタイミングであり、このことを正しく早く整理することが、生産性に直結するのだ。

例えば、プロジェクトの課題をチケット管理する際に、その項目を検討してくれ、とタスクの場合、

Who（だれ）：A社、B社
What（なに）：プロジェクトの課題の定義
When（いつ）：課題はいつチケット化するのか
Where（どこ）：チケットを発行する人たちの場所
Why（なぜ）：この場合、課題を管理する意味、責任の明確化など
How（どんなふうに）：チケット管理の手段、使うサービスや、項目など

例えばWhoが明らかになっていない状態、A社とB社だけではなく、C社も使う想定で仕事を進め、アウトプットする。すると、当然レビューの場で顧客や上司に指摘を受け、その場ではじめてC社を検討に入れる必要がないことに気付いてしまう。この場合、当然だがC社用に用意した項目を検討していた時間が無駄になってしまうのだ。

　5W1Hで整理は、知っている人に聞くことも大事なのは上述の通りだが、誰が正確な情報を持っているか、を知る大事なことだ。仕事では多くの人が関わっていることが多い。誰がどんなことに詳しいのか、もしくはどんな人を知っているのか、を常日頃から整理されていると、誰に聞けばよいのか、自ずと見えてくる。

また、言うまでもなく、5W1Hはあくまで情報を整理するフレームワークであり、使う局面を間違えると望むような効果がでないこともある。例えばプログラムのバグ解析などでは、分類できない場合がある。個人的には、5W1Hは、運用や体制、計画に関係するタスクで効果を発揮すると感じている。